Privacy Policy
Voorwoord
Deze privacy policy gaat uit van:
Vandico CommV
Goudenregenstraat 14
8560 Wevelgem
België
Ondernemings- en btw-nummer BE 0742.943.586
RPR Gent (afdeling Kortrijk)
frank@vandico.be
tel. +32 474 53 45 06
(verder genaamd ‘Vandico’)
Vandico verzamelt persoonsgegevens die Vandico voor eigen doelstellingen en met eigen middelen gaat verwerken.
Deze privacy policy gaat dus uit van Vandico in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke en is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens via de website www.vandico.be en op de samenwerking met haar klanten en leveranciers en desgevallend diens werknemers en medewerkers.
Vandico zal uw persoonsgegevens, zijnde informatie waarmee u als persoon geïdentificeerd kan worden, met grote zorg behandelen, de passende maatregelen nemen om misbruik, verlies, vernietiging, beschadiging, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking, ongeoorloofde wijziging, dan wel andere onrechtmatige verwerking tegen te gaan.
Vandico verwerkt uw gegevens met respect voor de basisprincipes van de toepasselijke wetgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens zoals rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie, doelbinding, minimale gegevensverwerking, juistheid, opslagbeperking, integriteit en vertrouwelijkheid.
Vandico wenst u door middel van deze privacy policy in te lichten over:
- welke en op welke wijze persoonsgegevens worden verzameld;
- waarvoor uw gegevens worden gebruikt en de rechtsgrond;
- hoe ze worden beschermd;
- met wie ze worden gedeeld;
- of uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden doorgestuurd;
- hoe lang ze worden bewaard.
Vervolgens wordt uitgelegd hoe u uw rechten met betrekking tot de verzamelde informatie kunt uitoefenen.
Deze privacy policy wil u dus helpen om met kennis van zaken beslissingen te nemen over het aan ons bezorgen van uw persoonsgegevens.
Vandico kan deze privacy policy op ieder moment wijzigen. Vandico zal de laatste versie van de privacy policy op de website www.vandico.be publiceren. Het is dus aan te raden deze periodiek te bekijken. Indien ingevolge de toepasselijke wetgeving uw voorafgaandelijke toestemming nodig is voor wijzigingen aan deze privacy policy, zal Vandico u contacteren en uw toestemming afwachten.
Deze privacy policy werd voor het laatst op 19 juli 2024 aangepast.
Welke persoonsgegevens verzamelt Vandico?
Vandico beperkt de verzameling van persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan de hieronder vermelde doeleinden.
Vandico verwerkt de volgende persoonsgegevens:
Categorie 1
Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van (de contactpersonen van) klanten en prospects:
- Generieke persoonsgegevens: voornaam, naam, desgevallend adres, telefoonnummer(s), e-mailadres en functie;
- Bankgegevens zoals rekeningnummer (niet van toepassing bij prospects).
Categorie 2
Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van (de contactpersonen van) leveranciers en andere zakelijke betrokkenen:
- Generieke persoonsgegevens: voornaam, naam, desgevallend adres, telefoonnummer(s), e-mailadres en functie;
- Bankgegevens zoals rekeningnummer (in geval van effectieve samenwerking).
Categorie 3
Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van personen die surfen op de website van Vandico:
- Bij het invullen van een contactformulier worden deze gegevens verwerkt: voornaam, naam, telefoonnummer(s), e-mailadres en uw bericht;
- Bij het inschrijven op de nieuwsbrief worden deze gegevens verwerkt: voornaam, achternaam, e-mailadres;
- Wanneer u gewoon op onze website surft, kan het zijn dat wij gedragsdata vangen zoals uw surfgedrag en IP-adres, doorgaans via cookies.
Categorie 4
Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van werknemers en medewerkers van klanten in het kader van de uitvoering van een opdracht:
- Gedragsgegevens: zoals arbeidsgerelateerde gegevens: andere gegevens van de arbeidsovereenkomst, aan- en afwezigheden, verplaatsingsmiddelen en -tijd;
- Financiële gegevens: bijvoorbeeld salaris;
In dit kader verwijst Vandico eveneens naar haar Cookie Policy dewelke u via deze link kunt raadplegen.
U kan Vandico uw persoonsgegevens bijvoorbeeld overgemaakt hebben door op de Vandico website te surfen, door ons te e-mailen enz. Er zijn dus persoonsgegevens die rechtstreeks worden bezorgd, maar er kunnen ook persoonsgegevens automatisch worden verzameld zoals over uw browser, uw interactie de website, uw IP-adres enz.
Vergeet Vandico niet te informeren over een wijziging van uw persoonsgegevens indien deze informatie voor Vandico relevant is. Vandico streeft er op haar beurt naar om uw persoonsgegevens accuraat te houden.
Indien u bepaalde gegevens niet wenst over te maken, is het mogelijk dat Vandico de gevraagde diensten niet (naar behoren) kan uitvoeren.
Waarvoor gebruikt Vandico uw persoonsgegevens en op basis van welke rechtsgrond?
Precontractuele communicatie en uitvoeren van de klantenovereenkomst
Relevante categorieën: 1 en desgevallend 3
Vandico gebruikt uw persoonsgegevens in de eerste plaats om haar diensten te kunnen aanbieden en in het algemeen voor een degelijk cliëntenbeheer. Zo kan Vandico gepast met u communiceren. Dit dus in het algemeen in het kader van de precontractuele communicatie of om de overeenkomst te kunnen uitvoeren.
Bv. wij verwerken persoonsgegevens om een op maat gemaakte offerte te kunnen overmaken.
Bv. wij verwerken uw e-mailadres om gepast met u te kunnen communiceren als klant.
Bv. wanneer u ons contacteert via de website in het kader van een af te sluiten klantenovereenkomst, zullen wij u gepast antwoorden.
Precontractuele communicatie en uitvoeren van de leveranciersovereenkomst
Relevante categorieën: 2 en desgevallend 3
Vandico gebruikt uw persoonsgegevens in de eerste plaats om met u te kunnen communiceren omtrent de diensten of producten die u aanbiedt en in het algemeen voor degelijk leveranciersbeheer. Dit dus in het algemeen in het kader van de precontractuele communicatie of om de overeenkomst tussen uw onderneming en Vandico te kunnen uitvoeren.
Optimalisatie van de diensten en beveiliging en statistieken
Relevante categorieën: 1, 2, 3 en 4
Uiteraard hebben wij het recht om onze tools zoals website en diensten afdoende te beveiligen en optimaliseren. Dit over het algemeen op basis van de gerechtvaardigde belangen van Vandico.
Voor de meer dan strikt noodzakelijke cookies zal Vandico steeds uw toestemming afwachten. Vandico verwijst hiervoor naar de Cookie Policy.
Bv. wij kunnen surfgedrag op onze website bijhouden teneinde de website-ervaring te optimaliseren.
Wij kunnen gegevens van werknemer en medewerkers van klanten aggregeren om hiervan statistieken te nemen. Hierbij wordt de data zo veel als mogelijk geanonimiseerd, dan wel gepseudonimiseerd. Geanonimiseerde data is niet meer te kwalificeren als persoonsgegevens. Deze statistieken zullen gebruikt worden in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, maar ook in het kader van marketing bv. om statistieken te tonen aan toekomstige prospects zonder dat uit deze statistieken rechtstreeks persoonsgegevens af te leiden zijn. Dit doorgaans op basis van uitvoering van een overeenkomst of het gerechtvaardigd belang van Vandico.
Marketing door Vandico
Relevante categorieën: 1, 2 en 3
Wanneer u een klant of leverancier bent van Vandico, kan uw e-mailadres, voornaam, naam ook gebruikt worden om verdere gelijke of gelijkaardige diensten of producten te promoten of om u te informeren over de sector. Dit op basis van het gerechtvaardigde belang van Vandico. U kan ons steeds vragen om dergelijke informatie niet langer te ontvangen.
In het kader van direct marketing kunt u steeds uw recht van bezwaar laten gelden.
Wanneer u apart zou inschrijven op een nieuwsbrief of promo zonder dat u klant bent, zal uw toestemming voor de verwerking van uw voornaam, naam en e-mailadres gevraagd worden. In geval de promo gebaseerd is op toestemming, kunt u Vandico op ieder moment verzoeken dergelijke inlichtingen of nieuwsbrieven niet langer te versturen en dus de toestemming intrekken.
De website www.vandico.be verwerkt marketingcookies. Marketingcookies kunnen steeds geweigerd worden. Deze marketingcookies kunnen gebruikt worden om digitale advertenties die gelinkt zijn aan de uitgevers van de aanvaarde marketingcookies te tonen op sociale media platformen. We verwijzen in dit kader graag ook naar onze Cookie Polic
Wettelijke verplichtingen en vrijwaring van rechten
Relevante categorieën: 1, 2 en 3
Daarnaast gebruikt Vandico uw gegevens om te voldoen aan de wettelijke bepalingen die op haar van toepassing zijn.
Bv. wetgeving omtrent opmaak van facturen.
Bovendien verwerkt Vandico uw persoonsgegevens om haar rechten te vrijwaren.
Bv. in geval van een geschil zal zij uw persoonsgegevens gebruiken om u de nodige correspondentie te sturen.
Wanneer Vandico uw gegevens op basis van een andere rechtsgrond, dan wel voor een ander doel zou verwerken, zal u ervoor alle relevante informatie ontvangen en zal uw toestemming hiertoe worden gevraagd indien nodig.
Vandico gebruikt geen computergestuurde programma’s om beslissingen met betrekking tot uw persoonsgegevens of profiling te nemen waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of die u anderszins in aanmerkelijke mate kunnen treffen.
Welke beschermingsmaatregelen heeft Vandico doorgevoerd?
Vandico heeft zowel administratieve (zoals het gebruik van paswoorden, geheimhoudingsverklaringen wanneer nodig), organisatorische (bv. gepaste methode van opslag, regelmatige back-up, toegang beperken tot personen die de gegevens nodig hebben) als technische maatregelen (bv. antivirusprogramma’s, beveiliging van netwerkverbindingen door gebruik van een Secure Socket Layer (SSL)) genomen om uw persoonsgegevens te beschermen.
Vandico streeft ernaar ook in de toekomst de gepaste maatregelen te nemen, hierbij steeds rekening houdende met de specifieke aard en grootte van haar activiteiten, met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen. Wees ervan bewust dat interageren via het internet steeds risico’s met zich meebrengt.
Vandico’s website kan links, plug-ins, interfaces naar externe websites bevatten. Indien u persoonsgegevens aan deze websites overmaakt, zijn de privacy regels van deze websites van toepassing en treden dergelijke partijen in de eerste plaats op als verwerkingsverantwoordelijke en het privacybeleid van deze andere partijen zal dus van toepassing zijn.
Met wie deelt Vandico uw persoonsgegevens?
Vandico deelt uw gegevens verder met partijen die Vandico helpen met de uitvoering van haar werking bv. onderaannemers en IT-providers.
Vandico zal uw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals bovenstaand beschreven.
Vandico maakt met hen de nodige afspraken (bv. door het afsluiten van een verwerkersovereenkomst). Zij krijgen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om hun dienst te verlenen en mogen deze gegevens enkel in het kader van de uitvoering van hun diensten gebruiken.
Ten slotte worden uw persoonsgegevens gedeeld met de bevoegde autoriteiten ingevolge een gerechtelijke bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving. Vandico zal in redelijkheid pogen u van tevoren hierover te informeren, tenzij dit door een wettelijke beperking niet zou toegestaan zijn.
Gaan uw persoonsgegevens buiten de EER?
Vandico kan uw persoonsgegevens naar andere landen overdragen. In geval van overdracht naar landen buiten de EER, zal Vandico de nodige maatregelen blijven nemen om uw rechten met betrekking tot persoonsgegevens te garanderen en de veiligheid en integriteit ervan te verzekeren. Doorgaans worden uw persoonsgegevens buiten de EER overgedragen op basis van een adequaatheidsbeslissing of de standaardclausules zoals goedgekeurd door de Europese Commissie.
Hoe lang bewaart Vandico uw persoonsgegevens?
Vandico zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is.
Bijvoorbeeld:
Indien u promoties en algemene informatie over de sector via een nieuwsbrief of ander communicatiemiddel ontvangt, worden uw voornaam, naam, e-mailadres bewaard tot op het moment dat u zich uitschrijft.
Van prospects worden de gegevens verwijderd 3 maanden na het laatste contact.
Verder bewaart Vandico de nodige persoonsgegevens bijvoorbeeld ook om te voldoen aan de wettelijke bepalingen zoals de fiscale bepalingen met betrekking tot de bewaring van gegevens. Vandico kan in het kader daarvan gegevens tot zeven (7) jaar bewaren te rekenen vanaf 1 januari van het volgende jaar.
Vandico houdt de nodige gegevens ook bij voor het vrijwaren van haar rechten in geval van geschillen (bv. 10 jaar in het kader van contractuele aansprakelijkheid).
Verder verwijzen wij ook naar de bewaartermijnen vermeld in onze Cookie Policy.
Welke rechten heb u?
-
Recht van toegang en recht om een kopie te bekomen
U kan altijd uw doorgegeven persoonsgegevens opvragen. Vandico stuurt u dan binnen een redelijke termijn en zonder dat u hiervoor hoeft te betalen een kopie. -
Recht op intrekking van toestemming, rectificatie, verwijdering, beperking
Verder kan u ook om een aanpassing of wissing van uw persoonsgegevens verzoeken of een verwerking laten beperken (bijvoorbeeld wanneer Vandico de juistheid van uw persoonsgegevens gaat controleren) of uw toestemming intrekken (indien van toepassing). -
Recht van bezwaar
U kan in bepaalde gevallen een bezwaar indienen en Vandico dus vragen om te stoppen om bepaalde gegevens te verwerken, wanneer u degelijke en legitieme redenen hebt om dit te doen. Bijvoorbeeld in het kader van direct marketing. -
Recht op overdraagbaarheid van de gegevens
U hebt het recht om de persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en om de gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. -
Recht om klacht te richten aan de bevoegde autoriteit
Klachten kan u bovendien steeds richten aan de bevoegde autoriteiten. Voor België is dit de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, contact@apd-gba.be.
Daarnaast kan u ook een vordering bij de rechtbank instellen.
Dit alles binnen het kader en limieten van de toepasselijke wetgeving.
Toepasselijke wet en rechtbank
Op deze privacy policy, het verwerken van de persoonsgegevens is in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming en aanvullende Belgische wetgeving omtrent de bescherming van persoonsgegevens van toepassing.
Alle geschillen worden bij voorkeur onderling uitgepraat. Indien dit onmogelijk blijkt, behoren alle geschillen voortvloeiende uit deze privacy policy en het verwerken van persoonsgegevens tot de uitsluitende bevoegdheid van de territoriaal bevoegde rechtbanken en hoven van de maatschappelijke zetel van Vandico, tenzij dwingende wetgeving dit zou verbieden.
Contactpunt
Heb u vragen, wens u een verzoek of een bezwaar met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens of deze privacy policy in te dienen?
Neem dan contact op met Vandico via het e-mailadres frank@vandico.be. U kan Vandico ook steeds via gewone post een brief sturen op het adres hierboven vermeld.
Vandico zal u zo snel als mogelijk een antwoord bieden en in ieder geval binnen 1 maand. Uitzonderlijk kan dit langer duren (tot maximum in totaal 3 maanden). Indien dit uitzonderlijk langer duurt, zal Vandico u hierover berichten.